프리젠테이션은 기업의 이해관계자에게 무엇인가를 보여주는 것이다. 여기서 ‘무엇인가’는 제품, 정보, 자료, 제안, 동기부여, 협상 등을 가리키며 ‘보여준다’는 것은 전달, 설명, 설득, 제안, 자극, 격려, 강의, 연설 등을 의미한다. 즉, 무엇인가가 바로 프리젠테이션의 목적이 되고, 목적에 따라 보여주는 ‘방법(수단)’이 달라진다. 프리젠테이션을 하는 이유는 목적을 성공적으로 달성하기 위해서다. 예를 들어 프리젠테이션의 목적이 고객이나 자사의 영업사원들에게 제품에 대한 자세하고 정확한 정보 전달이라면 대상자들이 제품에 대한 정확한 정보를 듣고 그것을 이해하면 목적이 달성된다.
만일 프리젠테이션의 목적이 고객에게 새로운 프로젝트를 제안하여 수주하는 것이라면, 고객이 새로운 프로젝트로 인해 자신이 이익을 얻을 수 있다고 판단하여 계약을 체결하면 목적이 달성된다. 또한 프리젠테이션의 목적이 엔터테인먼트라면 참석자들이 즐겁고 활기찬 시간을 보내고 의기투합하여 마치는 것으로 목적이 이뤄진다.
위의 예처럼 프리젠테이션은 첫째, 참석자의 부류와 특성. 둘째, 프리젠테이션의 목적. 셋째, 프리젠테이션을 하는 장소에 따라 자료의 내용과 전달 방법 등이 달라져야 한다. 따라서 프리젠테이션을 성공적으로 마치기 위해서는 앞의 세 가지 요소 즉, 사람(People), 목적(Pur-pose), 장소(Place)가 무엇보다 중요하기 때문에 프리젠테이션을 하기 전에 이에 대한 치밀한 분석과 대응전략이 필요합니다. 이것을 프리젠테이션 성공의 3P요소 또는 3P전략이라고 한다.
일반적으로 말하는 프리젠테이션 성공을 위한 3P 이외에 하나의 요소가 더 추가되어야 하는데 그것이 바로 충분한 사전준비(Preparation)이다. 프리젠테이션을 성공적으로 하기 위해서는 전달할 내용에 대한 완전한 이해와 연계, 그리고 발표 연습을 반드시 해야 한다는 의미다. 그래서 프리젠테이션의 성공을 위해서는 3P가 아닌 4P 요소가 함께 맞아떨어져야 한다.
• 프리젠테이션의 핵심
과거에 제품 설명이나 정보 전달, 새로운 프로젝트 제안 등을 할 때 대부분의 발표자들은 의자에 앉아서 했다. 그러나 최근에는 대상자들을 앞에 두고 발표자가 혼자 서서 설명하는 것이 일반적이다. 참고로 프리젠테이션의 효과를 높이기 위해서는 앉아서 하는 것보다 서서하는 것이 더 효과적이라는 연구보고도 있다.
의자에 앉아서 설명하면 발표자는 덜 긴장하고 다른 사람들 앞에 서는 두려움도 줄어들어 발표에 대한 실수나 부담감이 크지 않다. 하지만 참석자들 앞에 혼자 서서 설명하는 것은 발표자에게 긴장감을 넘어 공포로까지 느껴진다. 일상적인 대화에서 말을 논리적으로 차분히 잘하는 사람도 다른 사람들 앞에 혼자 서서 말을 할 때면 모든 상황이 완전히 달라지는 것을 경험했을 것이다. 이렇게 발표자가 긴장하고 두려움까지 가지면 성공적인 프리젠테이션은 고사하고 끝까지 잘 마치기도 어려워진다.
자료를 아무리 잘 만들고 분위기 좋은 장소에서 프리젠테이션을 한다 해도, 발표자가 품위 있고 멋진 프리젠테이션을 하지 못한다면 프리젠테이션의 목적 달성은 불가능하다. 그래서 이러한 문제를 방지하기 위해 사전에 프리젠테이션에 대비한 여러 가지 준비가 치밀하게 이루어져야 한다.
여러 사람이 모이는 친목 모임의 경우, 참석자들이 서로 잘 알고 대화를 많이 한 관계라 하더라도 한 사람씩 일어나 간단한 인사말이나 자기소개 또는 소감을 이야기하라고 하면 금세 얼굴이 굳고, 손을 어떻게 처리해야 할지 몰라 당황하며, 다른 사람들과 시선을 맞추지 못한 채 허공이나 바닥을 응시하며 두서없이 말하는 모습을 흔히 볼 수 있다. 선천 적으로 대인공포증이 없는 대담한 성격의 사람이거나 특별히 프리젠테이션 전달 기술에 대한 훈련 을 받은 사람들을 제외하면 대부분의 사람들이 이와 같은 행동을 한다.
그래서 프리젠테이션 기술을 다룬 많은 책들이 이와 같은 문제와 그 이유에 대해 지적하면서 이것을 극복하기 위해서는 이렇게 저렇게 해야 한다고 서술하고 있다. 그러나 대중 앞에 설 때 느끼는 긴장과 공포는 그 해결법을 글로 읽고 머리로 이해한다고 해서 해결되는 단순한 문제가 아니다. 따라서 많은 사람들 앞에서 바른 자세를 취하고 손동작을 자연스럽게 하며, 청중들과 시선을 맞추고, 무대를 최대한 활용하면서 말하는 훈련이 필요한 것이다. 즉 자신이 직접 참여하는 트레이닝을 통해서만 이러한 문제를 극복할 수 있다는 뜻이다.
또 발표자가 아무리 많은 준비와 연습을 했어도 청중들이 발표자의 말을 잘 이해하지 못하거나 지루해한다면 프리젠테이션의 목적을 이룰 수 없다. 따라서 발표 내용은 청중들이 잘 이해할 수 있는 수준의 것이어야 한다. 많은 사람들 앞에 서서 말하는 것도 쉬운 일이 아닌데, 청중이 정확히 이해할 수 있도록 신경을 써야 하니, 그만큼 프리젠테이션은 많은 준비와 훈련이 필요한 어려운 일이다.
현대를 사는 사회인들이 갖춰야 할 가장 중요하면서 필수적인 능력은 크게 세 가지로 요약된다. 이해력, 기획력, 전달력이 바로 그것이다 . 그런데 이 세 가지 모두 프리젠테이션에서 요구하는 능력과 일치한다. 즉 현대 사회에서 요구하는 능력을 한 마디로 표현하면 바로 프리젠테이션 능력인 것이다.
• 프리젠테이션의 조건
① 이해하기 쉬워야 한다.
② 간략하고 한눈에 들어와야 한다.
③ 설득력과 전달력이 높아야 한다.
④ 청중의 입장과 이익을 배려해야 한다.
⑤ 시각화의 장점을 극대화해야 한다.
⑥ 결론이 명확하고 감동이 있어야 한다.
⑦ 발표가 세련되고 품위가 있어야 한다.
⑧ 발표자가 열정과 자신감을 가져야 한다.
• 성공적인 프리젠테이션을 위한 4P분석 전략
성공적인 프리젠테이션에 필요한 요소들은 헤아릴 수 없이 많다. 그러나 앞에서도 언급한 것처럼, 이 요소들을 크게 네 가지로 정리하여 분류한 것이 바로 4P이다. 네 가지 요소 각각에 대한 다양하고 전략적인 분석은 발표자는 물론 발표 팀원 모두가 참여하여 아이디어와 역량을 모아야 한다. 특히 ‘준비’하는 시간이 가장 많이 걸리고 어려우며 관련 사항들이 많아 프리젠테이션의 성공에 제일 큰 영향을 미치는 요소이다.
